Lima tanda sistem informasi lama perlu diganti: laporan rutin memakan waktu lama, tidak ada jejak audit, akses tidak dibatasi sesuai peran, data berserakan di banyak tempat, dan sistem berhenti mengikuti pertumbuhan jumlah nasabah, cabang, atau transaksi. Bila beberapa tanda ini sudah terasa bersamaan, sistemnya bukan lagi alat bantu, melainkan hambatan. Tulisan ini membahas tiap tanda dan apa yang biasa kami temui saat meninjau kebutuhan sistem sebuah lembaga.
Banyak lembaga keuangan syariah memulai dengan sistem sederhana: Excel, aplikasi inti perbankan dasar, ditambah beberapa proses manual di luar sistem. Selama skala usaha kecil, kombinasi ini biasanya cukup. Masalah baru terasa setelah jumlah nasabah, cabang, atau transaksi bertambah, sementara sistemnya tetap sama.
Berikut yang biasa kami temui saat diminta meninjau kebutuhan sistem sebuah lembaga.
Laporan rutin makan waktu lama
Kalau laporan bulanan ke manajemen atau OJK masih disusun dengan menyalin data dari beberapa sumber ke Excel satu per satu, risiko salah ketik naik, dan waktu staf yang seharusnya bisa dipakai untuk hal lain habis di situ.
Tidak ada jejak audit
Ketika muncul pertanyaan “siapa yang mengubah data ini, dan kapan”, sistem lama sering tidak punya jawaban. Itu menyulitkan investigasi kalau ada kesalahan atau kecurangan, jauh di luar urusan checklist kepatuhan.
Akses tidak dibatasi sesuai peran
Idealnya, teller tidak punya akses yang sama dengan kepala cabang, dan AO tidak bisa mengubah data yang sudah disetujui pihak lain. Kalau sistem tidak membedakan hak akses berdasarkan peran, itu celah yang gampang disalahgunakan, sengaja atau tidak.
Data berserakan di banyak tempat
Data nasabah pembiayaan di satu file, data pendanaan di file lain, data operasional di aplikasi ketiga yang tidak saling bicara. Setiap kali butuh gambaran menyeluruh, seseorang harus menggabungkan semuanya secara manual, biasanya dengan copy-paste.
Sistem berhenti mengikuti pertumbuhan
Yang dulu cukup untuk satu cabang dan seratus nasabah mulai kewalahan menangani lima cabang dan ribuan nasabah. Bukan soal kapasitas server. Soal desain prosesnya memang dibuat untuk skala kecil sejak awal.
Kalau beberapa hal ini terasa familiar, jangan langsung pesan aplikasi baru. Tinjau dulu proses kerja yang berjalan sekarang, baru tentukan apakah solusinya sistem baru, integrasi antar sistem yang ada, atau sekadar penyesuaian proses. Kami biasa mulai dari peninjauan ini. Kalau Anda ingin membahas kondisi sistem yang sedang dipakai, hubungi kami.
